会议费管理和使用的合规要点解读

为加强学术交流促进科研发展，调研工作开展情况，推进提质增效或落实特定节点工作任务安排等，事业单位经常组织召开相关会议。会议费支出是事业单位经费支出中重要的组成部分，也是事业单位资金监管的重点内容。但由于参会人员、住宿用餐安排、场地租赁、交通用车等会议费构成要素实际情况发生的不确定性，对会议费使用的监管存在一定难度，违规使用问题易发频发。

加强会议费管理和使用的合规工作，不仅是落实《中央和国家机关会议费管理办法》规定、维护财经纪律、提高资金使用效能的必然要求，更是事业单位贯彻全面从严治党方针、落实中央八项规定及其实施细则精神、防范化解廉政风险的必要举措。

一、会议费的定义和合规要求

（一）会议费的定义

会议费，是指在项目研究过程中，为组织开展学术研讨、咨询以及协调项目或课题等活动而发生的会议费用。

实验室为加强和规范会议费的管理和使用，制定了《深圳湾实验室会议费管理办法（试行）》，适用于实验室各研究所/中心、各部门举办（含主办、承办）的各类会议和论坛。按《深圳湾实验室会议费管理办法（试行）》，根据会议内容和性质，会议分为国内业务会议、国内管理会议和在华举办的国际会议。

（二）合规要求

1.会议费允许的开支范围包括住宿费、伙食费、会议室租赁费、交通费、文件印刷费、办公文具费、医药费等；国际会议还可开支宴请费、同声传译费、同声传译设备租金。前款所称交通费是指用于会议代表接送站、以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

2.项目承担单位应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。

3.会议费支出手续要完备，要有预算单、会议通知、参加人员等信息。

4.会务服务采购项目预算金额在20万元（含）以上的，应通过公开招标方式采购。

5.尽可能选用实验室自有会议室或政府定点会议场所召开会议。

二、会议费管理和使用的主要风险点

（一）无审批手续召开计划外会议

事业单位应按照规定对会议实行计划管理，会议计划具体包括会议数量、名称、时间地点、内容、召开的理由、参会人数、所需经费及列支渠道等。一经批准，原则上不得调整，对确需要临时增加的会议，按规定程序报批。在会议计划管理方面不能存在随意性，不能存在未经审批召开计划外会议的情况。

（二）预算编制不科学

事业单位应按照规定对会议费实行综合定额控制，费用之间可以调剂使用，如会议综合定额标准为550元/人天，支出范围包括会议用餐费、住宿费、场地租赁费、交通费、会议材料印刷费等。同时，对会议费支出严格实行预算控制，应当结合实际厉行节约，科学编制会议预算，严控预算规模。如果预算编制不够科学，容易出现预算执行不规范的问题。

（三）未严格落实“过紧日子”要求

贯彻落实中央“过紧日子”有关要求，既是对中华民族传统美德的传承发扬，又是对严格执行中央八项规定精神的深入推进，关系党的形象、党心民心向背。因此，应当充分认识“过紧日子”的重要意义，牢固树立“过紧日子”的思想，不断强化厉行节约、反对浪费、勤俭办事、讲求绩效的理念，从严从紧管控经费使用，进一步规范管理并有效压缩会议费支出，做到精打细算、勤俭办会。

（四）超规模组织召开会议

事业单位应按照有关规定严格控制会议规模，不得存在参会人员超过限定人数、超规模组织召开会议的情况。

（五）借会议名义违规安排宴请、用餐提供酒水

事业单位应根据相关规定，组织召开会议不允许安排宴请，也不能上烟酒，不得违反《中央和国家机关会议费管理办法》规定，不得违反中央八项规定精神的相关要求，应深入推进全面从严治党、对违纪问题坚持零容忍，此类问题一经查处，势必严肃处理。

（六）超范围列支会议费

会议费支出应有着明确的使用范围，主要包括会议用餐、住宿、场地租赁、交通、材料印刷等发生的费用，事业单位必须严格按照会议费使用管理规定，结合实际合理安排相关费用支出。不得将与会议无关的费用列入会议费报销，如非会议期间发生的餐费混入会议用餐费用予以报销、将参会专家的差旅费或者会议结束后个别人员发生的住宿费列入会议费报销等。

（七）变相向其他单位转嫁或者摊派会议费

事业单位组织召开会议，由此发生的会议费由组织召开单位自行承担，不能以任何形式向参会人员收取，也不能直接或者变相向其他单位转嫁或者摊派。

（八）虚报冒领套取会议费

事业单位会议在单位外部召开，由于会议费构成要素的发生具有不确定性，会议费使用的真实合规性存在一定监管难度，存在虚报冒领套取会议费的问题。如通过虚高住宿价格、虚列房间数量等虚报会议住宿费用，或者虚报会议用餐费用、场地租赁费用、会议用车费用等方式进行违规套取。有的制作虚假会议签到表，虚增会议参会人数，以此掩盖会议费虚假列支和超标准的问题。

（九）会议费报销手续不齐全

为防范化解违规违纪风险，事业单位对会议费报销从严管理，报销时需提供会议预算审批单、会议通知、签到表、费用发票及相关流水，如在定点酒店召开会议还需提供政府采购结算单，并要求在会议结束后尽快办理报销手续。

（十）未在定点会议场所召开

事业单位对于内部会议室可以安排的会议，一般情况下应当在单位内部会议室召开，或者充分运用网络视频等信息技术手段召开会议，以降低会议成本。对于不满足这些条件，必须到单位外部召开的会议，应实行定点管理，即到定点会议场所召开，按照协议价格结算费用。

三、会议费管理和使用方面的违规案例

（一）转移会议费

2021年，某省级行政单位分别在A市等3个州市召开相关专题研讨会。会议筹备、接待及其他费用由相关州市人民政府承担，A市等3个州市人民政府通过其所属某局支付会议费共计15.12万元。

（二）套取会议费

2013年9-12月，胡某在担任Z区卫生监督所所长期间，套取会议经费18600元用于公款吃喝。2013年11月、2014年4月，胡某擅自批准工作人员以培训名义参加公款旅游活动，并将10110元费用在单位报销，负有领导责任。胡某受到行政警告处分。

（三）超支会议费

2015年4月27日至30日，B市J县人大常委会在组织召开十五届四次人代会期间，由于该县人大常委会办公室及会务组工作人员责任心不强，未能严格按照规定清点、核查、控制就餐人数，致使餐费超支8960元；会后，又未能及时核查清退宾馆客房，致使住宿费超支1750元，两项合计超支会议经费10710元。

根据有关规定，J县纪委决定，给予县人大常委会办公室会计（后勤组成员）张某党内警告处分，并对县人大常委会办公室主任俞某、农工委主任（后勤组组长）卢某、财经委主任（后勤组副组长）张某在全县范围内进行通报批评。

四、对策及建议

（一）加强制度建设、严格制度执行

一是及时推进制度“立改废”，根据最新政策要求制定新制度，确保制度的时效性。二是加强制度设计的考核评价，通过对照执行、深入调研等方式对会议费使用管理制度的适用性和可行性作出评价，促进提高制度设计的科学性。三是加强会议费使用管理制度的宣导，督促严格按照制度要求办理有关事项，定期检查制度执行情况，强化责任落实，确保相关制度有效执行。

（二）提升职能部门审核把关效果

一是加强法规制度学习，全面深入掌握会议费使用相关政策要求，对审核监管重点做到了然于心，不断总结经验方法，有效提升对会议费使用的审核把关能力。二是精准定位审核岗位职责，建立考核评价机制，细化具体措施，有效运用考核评价结果，增强职能部门落实审核责任意识，促进主动担当作为，严格审核把关，切实提升对会议费使用的审核把关效果。

（三）增强会议费使用人员的法纪意识

一是组织开展党纪法规制度专题学习，引导会议费使用人员清醒认识越来越严的党风廉政建设形势，牢固树立规矩意识，破除侥幸心理，熟练掌握会议费使用的法规制度要求，规范会议费使用行为。二是树立先锋模范典型，凝聚发挥榜样引领、先进辐射作用，积极有效正面激励引导，营造争当标杆的良好氛围，提高遵规守纪的思想自觉。三是加强反面警示教育，收集整理反面典型案例，注重结合单位实际，以身边人、身边事提升警示教育效果，对会议费违规使用行为形成强有力震慑。

（四）强化纪检审计部门责任落实

一是强化责任担当，正确理解监督就是保护、严管就是厚爱的深刻内涵，敢于坚持原则，把严明纪律融入日常，以有效落实监督责任来体现对会议费使用人员的关心爱护。二是加强审计检查结果运用，对于发现的会议费使用严重违规或者拒不整改的情况，作为问题线索进行移交，有效运用监督执纪“四种形态”对相关人员进行严肃处理，以此形成震慑，提升监督效果。

保障会议费管理和使用的合规性，须注重提高单位人员规范使用会议费的思想自觉和行为自觉，不断强化制度约束，创新方式方法，多渠道提升会议费使用管控效果，形成全方位监督合力，科学有效防范化解廉政风险，提高综合管理水平，为科研事业稳步发展营造良好的氛围。