电子发票报销存在的问题和对策

电子发票是信息时代的产物，与纸质发票同等的法律效力，具有领用快捷、远程交付便利、存储保管方便等优点。2020年，为了规范各类电子会计凭证（电子发票、电子票据等）的报销入账归档工作，财政部、国家档案局下发了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，规定单位在同时满足接收的电子会计凭证合法真实、传输存储安全可靠、接收读取完整有效、合法归档四项条件，可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档；不满足上述条件的单位，采用电子发票纸质打印件进行报销入账的，电子发票应当与其纸质打印件一并交由会计档案人员保存。

近期，我们在财政预算执行审计和财务收支审计过程中，发现基层多数单位信息化建设落后，不具备电子化报销入账归档条件，而是以纸质电子发票打印件报销入账。经审计调查，纸质电子发票报销存在以下问题：一是电子发票未经查验直接报销。电子发票与原纸质发票相比，从传统的物理介质发展为数据电文形式，采用电子签名代替原发票专用章，采用经过税务数字证书签名的电子发票监制章代替原发票监制章，更便于真实性查验。但财务人员因未能适应信息化要求及查验工作量大等原因，往往不对电子发票进行查验，而是直接接受纸质电子发票报销入账。二是未妥善保存OFD版（Open Fixed-layout Documents的简称，意为开放版式文件）电子发票。多数单位在财务报销时，会计人员仅索要电子发票打印件，未索要保存OFD版电子发票。但实际上电子发票拍照、截图、扫描等电子影像件仅属于电子副本文件，并不是电子会计凭证原件，是不能仅以电子副本文件报销入账归档的。三是虚假重复报销。因电子发票打印件具有易篡改、可重复打印的特点，个别经手人利用此特点，虚假重复报销，造成资金损失。

针对审计中发现的问题，基层单位应当做好以下几点：一是加快推进电子发票报销入账归档工作。各单位要对照《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》要求，加强单位信息化建设，及时升级会计核算系统，实施并完善电子档案管理，确保单位对电子会计凭证的利用、保管等符合有关法律和行政法规的规定。二是对于仅能取得电子会计凭证但暂时又不具备电子化报销入账归档条件的单位，不得仅使用电子会计凭证的纸质打印件报销入账归档，应当妥善保存电子会计凭证OFD原文件，建立电子会计凭证与相关联会计档案的检索关系。并且根据《电子文件归档与电子档案管理规范》的要求，应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等离线储存介质进行保存。三是提高会计培训质量和工作人员职业道德素养，会计人员加强电子发票的审核管理，通过全国税务发票查验平台查阅电子发票并验证电子签名及监制章的有效性。建立电子发票报销台账，通过登记管理来降低电子发票重复虚假报销的风险。

来源：运城市审计局 蔡晓丽、秦培华