发票管理中的合规要点解读

学科带头人因身患癌症，利用职务便利虚开发票骗取科研经费，犯贪污罪判处有期徒刑三年，缓刑五年并处罚金。案件令人唏嘘，如何及时防范这种舞弊行为呢？

一、发票管理概述

《行政事业单位内部控制规范》中的单据控制要求相关工作人员按照规定填制、审核、归档、保管单据，发票管理是单据控制的重要手段。为赋予科研管理更大自主权，调动科研人员积极性和创造性，营造良好科研环境，同时为了加强和规范实验室发票管理，此次我们就发票的管理进行合规要点解读，帮助大家切实“知规、尊规、守规”。

(一)定义

发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。发票的基本内容包括发票的名称、字轨号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。

增值税专用发票还应当包括购货人地址、购货人税务登记号、增值税税率、税额、供货方名称、地址及其税务登记号。

发票的基本联次为三联，第一联为存根联，开票方留存备查;第二联为发票联，收执方作为付款或收款原始凭证;第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证。增值税专用发票的基本联次还应包括抵扣联，收执方作为抵扣税款的凭证。

特别提示：根据国家税务总局深圳市税务局公告2023年第3号，《国家税务总局深圳市税务局关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告》的规定，自2023年3月30日起，在深圳市的部分纳税人中试点使用数电发票（全面数字化的电子发票）。

数电发票样式与现有发票样式区别在于：一是数电发票票样将原有“发票代码+发票码”变为20位发票号码，取消了校验码、收款人、复核人、销售方(章)，取消了发票密码区。二是数电发票特定业务会影响发票展示内容，不同的特定业务展示的发票票面内容不同。三是数电发票将原备注栏中手工填列、无法采集的内容，设置为固定可采集、可使用的数据项，并展示于票面上。

（二）合规要求

1.发票管理包括对发票的印制、领购、开具、取得、补开、检查和保管等，需要严格遵守《中华人民共和国税收征收管理法》《中华人民共和国发票管理办法》等规章制度；

2.做好增值税发票细节管理，确保发票在形式上具有合规性，如发票的商品和服务编码要满足性质、备注栏填写需要满足要求，并做好差额征税差额开票、差额征税全额开票、免税、不征税、零税率等情况下发票的开具和取得。

3.在取得大额增值税发票时，做好相关资料审阅工作，降低潜在税务风险。

4.在存在虚开发票但有真实业务的情况下，应第一时间要求对方补开、换开符合规定的发票以及其他外部凭证，以满足税务合规性要求和证实交易的真实性。

（三）常见的“问题”发票

收到发票检查时，除了登录国家税务总局全国增值税发票查验平台和财政部全国财政电子票据查验平台外，应当留意避免以下几类发票：

1.没有交易，完全虚开的发票。这种发票报销了，属于编造虚假计税依据，不仅会被税务机关罚款，还涉嫌犯罪！

2.发票与实际业务不符。发票跟取得的商品不一样，涉嫌虚开发票，这样的费用发票不能报销。一旦被查，不单单会被税务机关罚款，情节严重的还会构成偷税罪。

3.发票附带清单是自己用A4纸打印的。收到的增值税专用发票带有清单，但是清单不是从防伪税控系统开具打印出来的，这种发票属于不符合规定的发票，不能报销。

4.特定业务发票备注栏填写项目不全的发票。符合条件但未按规定填写备注栏信息的增值税发票，将不能作为有效税收凭证，必须退回重开，常见的有货物运输、代开发票等。

5.发票上盖了公章、财务章或者合同章的。发票上只能盖发票专用章，如果收到加盖了公章、法人章、财务章、合同章等的发票，不能报销，必须退回。电子发票用电子签名代替发票专用章。

6.发票上盖了圆形的发票专用章。国税局关于发票专用章式样有关问题的公告中规定，发票专用章的形状为椭圆形，长轴为40mm、短轴为30mm、边宽1mm，印色为红色。所以圆形的发票专用章是不符合规定的，盖有这种章的发票，也是不合规的发票。

7.代开的专用发票没有盖本公司的发票专用章。代开专用发票，只需要加盖本单位的发票专用章，不需要再盖税务机关代开发票专用章。代开普通发票，加盖税务机关代开发票专用章。

8.印有旧版发票监制章的发票。新启用的发票监制章，中间刻制“国家税务总局”字样，下环刻制“××省（区、市）税务局”字样。旧版发票监制章，中间刻制“××省（区、市）”字样，下环刻制“国家税务总局监制”字样。国家税务总局规定：2018年12月31日后旧版监制章的发票不能继续使用，收到这种发票不能作为报销凭证。

9.没有编码简称的发票。2018年1月1日及以后的增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票，还有2020年试点的增值税电子专用发票，“货物或应税劳务、服务名称”或“项目名称”栏次要有“简称”，同时“简称”还得正确，才算合规的发票。

10.适用税率选择错误的。比如某公司兼营业务，既卖商品又提供服务，出票时选错税率。发票税率开错就是不合格发票，不能报销。

二、案例回顾

A大学系某市教委直属的国有事业单位。李某作为该大学化学院教授，负有主持、科研项目的岗位职责，她一贯表现良好，在科研学术方面获得诸多成绩，还是学科带头人。2012年至2016年，李某主持某市科学技术委员会某课题、国家自然科学基金委员会某课题以及某市教育委员会市高校“中青年创新人才培养计划”项目。

李某的丈夫在N大学中心实验室工作，2014年退休，但是还一直在中心实验室工作，负责实验室原子光谱仪器和无机质谱的管理、分析检测工作。实验室对外也开展分析检测项目，正常情况下外单位来实验室做检测，把钱交到学校财务室，学校开具发票。因为李某是其妻子，他就在实验室帮李某做分析检测，也不用交费。这样省下来做测试的费用，李某利用其作为项目负责人的职务便利，通过找公司虚开测试费发票的手段，从A大学骗取科研经费共计人民币470192元用于购买个人理财产品生活、消费支出。2016年7月21日，李某在居住地附近被抓获归案。2016年7月22日，依法对李某办公室进行搜查并对与案件相关的物品、文件进行扣押。在原审法院审理期间，李某于2018年10月22日向A大学退交违法所得470192元。

法院认为，李某身为国有事业单位中从事公务的人员，利用担任科研课题负责人的职务便利，多次通过虚开发票套现的手段骗取公共财物，数额巨大，其行为已构成贪污罪。李某到案后如实供述自己的犯罪事实，依法可以从轻处罚，判处有期徒刑三年，缓刑五年，并处罚金47万元。

三、警钟长鸣

巧立名目虚开发票套现、以虚假票据列支经费的贪污案例屡见不鲜。这些利用职务便利的国家工作人员最终也面临了终止在研课题、追回违规开支资金、通报批评、取消今后承担国家相关科研课题资格，甚至刑事犯罪处罚。一方面需要科研人员加强自律，严以律己。另一方面也可以通过对发票的真伪、内容、日期、数量价格、品种等进行详细核对，对检查出不合法或不符合有关发票管理制度要求的情况及时纠正。严格的单据控制，健全的发票管理能够从单位的角度出发，在一定程度上防范这种利用发票贪污的舞弊行为。

通过对发票使用、报销等环节的严格管理和审核，控制单位经营活动中资金流入流出的动向和合理性，同时也有利于工商、审计等监管部门对发票的监督管理，帮助单位及时发现并纠正发票使用中的问题，监督和保护单位正常经营活动开展，避免利用违规发票从事非正当活动，促进科研环境的公正和有序。