政府采购内部控制事项清单参考（海南）

海南省预算单位政府采购内部控制事项清单

一、机构管理

1.归口管理部门。明确内部归口管理部门，具体负责本单位政府采购执行管理。归口管理部门牵头建立本单位政府采购内控制度，明确本单位相关部门在政府采购工作中的职责与分工，建立政府采购与预算、财务（资金）、资产、使用等业务机构或岗位之间沟通协调的工作机制，共同做好编制政府采购预算和实施计划、公开采购意向、确定采购需求、组织采购活动、合同管理、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等工作。

2.业务需求部门。按照政府采购工作中的职责与分工，具体承担或参与本单位编制政府采购预算和实施计划、公开采购意向、确定采购需求、参与采购活动、合同管理、履约验收、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等工作。

3.内部监督部门。负责对本单位采购执行的审计和监督。

4.采购专员。负责本单位政府采购政策培训指导，对接同级财政采购管理部门。

5.岗位设置原则。按照不相容岗位分离原则，合理设置岗位，明确岗位职责、权限和责任主体，细化各流程、各环节的工作要求和执行标准。关键业务多人参与。具备条件的，按风险等级建立轮岗交流制度。

二、采购预算

6.规范程序。明确采购预算编制和调整的内部审核程序。

7.应编尽编。明确采购预算编制依据，不漏编、不多编。

三、采购意向

8.公开时间。明确采购意向定期公开和不定期公开的项目范围和时间安排，加强采购活动的计划性。

9.公开媒体。明确采购意向公开的媒体。全省各级预算单位应在海南省政府采购网公开采购意向，有条件的预算单位可在单位门户网站同步公开。

四、采购需求

10.责任主体。明确组织确定采购需求和编制采购实施计划，并实施相关风险控制的责任部门及责任人。

11.采购需求调查。在确定采购需求前，通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，明确实现项目目标的技术和商务要求；采购人应确定具体调查形式，调查情况形成书面记录存档。

12.采购实施计划编制。采购人根据国家有关规定，围绕实现采购需求，对合同的订立和管理所做的安排。包括：采购项目预（概）算、最高限价、开展采购活动的时间安排，采购组织形式和委托代理安排，采购包划分与合同分包，供应商资格条件，采购方式、竞争范围和评审规则，合同类型、定价方式、合同文本的主要条款、履约验收方案、风险管控措施等。采购人应通过确定供应商资格条件、设定评审规则等措施，落实支持创新、绿色发展、中小企业发展等政府采购政策功能。

13.审查工作机制。建立采购需求和采购实施计划的一般性审查和重点审查工作机制，包括参与审查成员、审查内容、审查程序、审查标准等。严格按照审查标准开展实质性审查，审查情况形成书面记录存档。

五、采购活动

14.采购方式变更。公开招标数额标准以上的采购项目需采用非公开招标方式采购的，预算单位应当在开展采购活动前，经主管预算单位同意后，报同级财政部门审批。预算单位应建立健全采购方式变更的内部审核机制。

15.进口产品采购。采购项目需采购进口产品，预算单位应当在开展采购活动前组织专家进行论证，论证通过后按相关程序报同级财政部门审核。高校、科研院所采购进口科研仪器设备实行备案管理。预算单位应建立健全进口产品采购的内部审核机制。

16.科研仪器设备采购。建立健全科研仪器设备采购内部管理规定，简化科研仪器设备采购流程，对确需采用特事特办、随到随办方式的采购作出明确规定。

17.代理机构。集中采购项目（政府采购限额标准以上）应当委托集中采购机构采购，分散采购项目自主择优选择采购代理机构。委托采购代理机构办理采购事宜须签订委托代理协议，明确双方权利和责任，明确代理机构收费标准。不得转嫁政府采购主体责任。

18.采购文件。采购文件应当按照审核通过的采购需求和采购实施计划编制。采购文件应包括采购需求、供应商资格条件、政府采购政策要求与执行措施、评审方法和标准以及拟签合同文本等事项。采购文件发布前，由业务部门确认并进行内部法制审查，做到合规、完整，表述规范，含义准确。

19.采购人代表。建立履行好项目采购主体责任的采购人代表委派工作机制。委派采购人代表参与资格审查和评审的，应出具授权函。采购人代表在评标前说明项目背景和采购需求的，应当提交书面材料，说明内容不得含有歧视性、倾向性意见，不得超出采购文件所述范围。

20.评审专家。建立选择评审专家和规范履职的机制。采购需求明确、评审因素可用客观分数量化的采购项目，采取随机抽取方式确定专家；采购需求复杂、评审因素需要主观打分的采购项目，可采取推荐或邀请行业专家等方式确定评审专家，评审专家随中标结果一并公示。

21.中标（成交）结果确认。明确中标（成交）结果确认的内部流程和时限。按照规定时限确认中标（成交）结果，发布中标（成交）公告的同时发出中标（成交）通知书。

22.信息公开。加强信息的事前审核，确保公开的信息全面、准确，不含涉密敏感信息、商业秘密信息和个人隐私信息。并按照财政部门统一模板，及时、完整在海南省政府采购网上公开。包括：采购意向、采购需求、采购公告、变更公告、中标（成交）公告、单一来源公示等。

23.紧急采购。因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等突发事件所实施的紧急采购，应当完整保存与采购有关文件和记录，在满足需求的前提下不得排除竞争。

六、合同管理

24.合同类型。预算单位根据项目特征、合同标的、定价机制和绩效目标，选择适当的合同类型，在采购文件中明确拟签订的合同类型和文本格式，合理确定与供应商的权责关系。

25.合同签订。按照政府采购文件确定事项，在规定日期内与中标（成交）供应商签订书面合同。政府采购合同签订前，预算单位应进行内部法制审查，确保符合相关法律规定。

26.合同备案及公开。与供应商签订政府采购合同后，应按规定及时向同级财政部门备案并在海南省政府采购网公开，备案信息应当完整、准确。

七、履约验收

27.岗位设置。明确履约验收部门或履约验收岗位，负责制定验收方案、组织实施验收活动、出具验收报告、公布验收结果、处置验收争议等。

28.履约验收要求。完整细化编制验收方案，明确履约验收的时间、方式、程序等内容。成立验收小组，严格按照采购合同的约定对供应商履约情况进行验收。政府向社会公众提供的公共服务项目，验收时应当邀请服务对象参与并出具意见，验收结果应当向社会公告。

29.落实履约验收责任。验收合格的项目，应当根据采购合同的约定及时向供应商支付采购资金、退还履约保证金。验收不合格的项目，应当依法及时处理。

八、质疑答复

30.建立工作机制。建立预算单位为主体的质疑答复工作机制，明确受理、办理、审核和答复各环节的程序和要求，办理答复岗和审核岗应分离，有条件的预算单位还应当实现办理答复岗与采购执行岗相分离，书面质疑答复文件应进行内部法制审查。预算单位应加强与质疑供应商主动沟通，了解争议事项，做好解释说明，主动化解纠纷。

31.配合投诉处理。预算单位应积极配合财政部门进行投诉处理，及时出具书面说明并提交充分的证据材料，提交的书面说明应进行内部法制审查。

九、营商环境

32.公平竞争。按照我省优化政府采购营商环境要求，清理妨碍公平竞争的规定和做法，包括清理“三库”“对内外资差别待遇行为”“地域门槛”“设置非必要条件排斥竞争”等。落实《海南省政府采购负面清单》，按照“必要、非歧视、竞争性”要求设置资格条件和评审因素。

33.供应商减负。简化供应商参与政府采购活动需提交的材料要求，简化投标（响应）文件的格式和形式要求。不得设置投标报名审查环节，免费提供电子采购文件。鼓励不收取投标（响应）保证金和履约保证金，确需收取的，降低保证金收取比例，允许以非现金形式缴纳或提交保证金，切实提高供应商参加政府采购活动便利度。

34.资金支付与退还。根据项目特点和供应商资信情况，压缩合同签订和资金支付时限，约定预付款比例。督促集中采购机构和采购代理机构及时退还投标（响应）保证金。

十、评价和监督

35.绩效管理。确定政府采购绩效目标，建立预算单位内部政府采购绩效评价和结果运用机制。

36.强化监督。建立失职失责行为的问责追责机制，制定政府采购内控制度执行评价和结果运用机制，强化内部审计和纪检监督，持续优化政府采购内控制度。

十一、其他事项

37.采购档案管理。采购决策意见、确定采购需求和编制实施计划的相关文件、采购文件、投标（响应）文件、评审资料、采购合同、验收文档等资料(包括音视频资料)，应纳入本单位档案管理。保存期限应自采购活动结束之日起不少于15年。

38.涉密信息管理。建立涉密采购和涉密信息管理工作机制，明确管理措施和责任，严格信息公开保密审查，加强政府采购信息和采购代理机构的保密管理，严格落实保密管理要求。