XXX采购管理制度

第一章 总 则

第二章 组织机构

第三章 采购预算及计划的管理

第四章 采购申请与审批

第五章 采购方式的确定

第六章 采购程序

第七章 采购验收

第八章 采购会计处理与归档管理

第九章 采购监督及检查

第一章 总 则

第一条 为进一步规范和加强XXX（以下简称“本单位”）采购管理工作，有效防控采购管理风险，提高政府采购的规范性、科学性和准确性，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《中华人民共和国招标投标法》、《党政机关厉行节约反对浪费条例》（中发〔2013〕13号）、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第18号）、《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部令第74号）、《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号)和XXX政府采购有关规定，结合本单位实际情况，制定本制度。

第二条 本制度适用于XXX机关及下属二级独立核算单位。

第三条 本制度所称采购，指本单位使用财政性资金以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为；本制度所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等；本制度所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、修缮、拆除等；本制度所称服务，是指除货物和工程以外的其他政府采购对象，包括设计、勘察、监理、咨询、中介等。

第四条 本单位采购业务内部控制目标是：以“分事行权、分岗设权、分级授权”为主线，通过制定制度、健全机制、完善措施、规范流程，逐步形成依法合规、运转高效、风险可控、问责严格的采购内部运转和管控制度，做到约束机制健全、权力运行规范、风险控制有力、监督问责到位，实现对采购活动内部权力运行的有效制约。

第五条 政府采购业务内部控制适用于使用财政资金采购货物与服务的行为，分为两大类，即政府集中采购和分散采购。本单位政府集中采购指《XXX政府采购集中采购目录及标准》以内的物品和服务的采购行为。本单位分散采购指单项采购金额在标准限额50万元（含）以上，且在《XXX政府采购集中采购目录及标准》以外的物品和服务的采购行为；单项采购金额在标准限额50万元以下，且在《XXX政府采购集中采购目录及标准》以外的物品和服务的采购适用自行采购。

第二章 组织机构

第六条 XX会是采购管理的决策机构，主要职责包括：

（一）审核制定本单位采购政策、标准和有关规范性文件，研究确定不同类型采购事项的采购管控方案；

（二）审核批准各采购申请科室的采购需求；

（三）审核本单位内部预选供应商库；

（四）审核并监督本单位政府采购中标结果和采购评标结果情况；

（五）研究确定其它采购重大事项。

第七条 采购归口管理部门设在综合科，其主要职责包括：

（一）贯彻落实《政府采购法》的各项规章制度，制定相应实施细则、工作规范等；

（二）审核、汇总、编报各申请科室上报的采购计划等相关工作；

（三）负责对局政府采购申请科室和委托代理机构的联络、协调工作；

（四）处理采购项目实施过程中的供应商质询、相关技术问题和售后服务协调工作，负责采购项目中标后采购任务的落实、监督和验收工作，协助采购资金的支付；

（五）汇总、上报采购信息及采购执行情况，审核、统计采购数据；

（六）负责建立本单位采购档案，审核采购合同并监督执行、管理采购文件、合同和其他采购资料；

（七）自觉接受审计、监督部门和XX会的监督检查，并如实反映情况、提供有关材料；

（八）负责本单位采购其他相关事宜。

第八条 采购申请科室是采购执行部门，主要职责：

（一）根据政府采购项目的实际需求，提出并填写对供应商的要求或建议，提出并填写相关政府采购项目技术（或服务）方案、要求和标准；

（二）确定政府项目的采购方式、采购人代表，确认招标文件，谈判文件和询价文件等，负责合同的起草和签订工作；

（三）处理政府采购项目实施过程中的供应商质询、相关技术问题和售后服务协调工作，负责采购项目中标后采购任务的落实、监督和验收工作，办理政府采购资金的支付和决算工作；

（四）编制政府采购执行情况和统计等信息；

（五）保存、管理政府采购相关的资料和档案；

（六）自觉接受审计、监督部门和XX会的监督检查，并如实反映情况、提供有关材料；

（七）负责政府采购工作的其他相关事宜。

第三章 采购预算及计划的管理

第九条 各业务科室年度政府采购预算上报综合科，经批准后，编制年度采购计划，将年度采购计划报分管领导。

在年度预算和采购计划执行过程中，应严格按政府采购预算和计划进行政府采购。未列入年度采购计划的，无特殊情况不得实施。计划预算外的采购事项必须经过本单位领导特别审批程序。

第十条 本单位采购严格遵循“先预算、后计划、再采购”的原则，坚持预算控制计划，计划控制采购，采购控制支付。

应当加强对采购业务预算与计划的管理。建立预算编制、采购和资产管理等科室或岗位之间的沟通协调机制，根据本单位实际需求和相关标准编制采购预算，按照已批复的预算安排采购计划。

第四章 采购申请与审批

第十一条 相关业务科室经办人提出采购申请，根据采购品目、金额、技术要求和标准等确定采购方案，包括采购方式、采购金额、预选供应商等。若采购金额在1万元（含）以上，须根据“三重一大”规定报XX会集体决策通过后按照相关程序由业务科室进行采购。若采购金额在1万元以下，则由业务科室按照相应的审批权限审核审批进行采购。对于设备类采购业务，业务科室经办人填写采购申请表，由科室负责人审核后报请主管领导和综合科主管领导审批，经办人根据审批通过的采购方案实施采购。审核审批时主要关注采购内容、原因、用途是否合理等。

第五章 采购方式的确定

第十二条 采购方式的确定

采购方式包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购。

确定采购方式应遵循《政府采购法》等相关文件的要求，政府采购以公开招标为主要采购方式。公开招标是指招标人在公开媒介上以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织参与投标，并向符合条件的投标人中择优选择中标人的一种招标方式。采购项目凡达到限额标准400万（含）以上的项目，必须采用公开招标方式实施政府采购。

邀请招标，是指招标人从符合相应资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商，以投标邀请书的方式邀请投标的采购方式。采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的，可以采用邀请招标方式实施政府采购。

按照招标人和投标人参与程度，可将招标过程大致划分为招标准备阶段、招标投标阶段和决标成交阶段。

非招标采购方式包括：

（一）竞争性谈判，是指采购人和评审专家依法组成谈判小组，从符合相应资格条件的供应商名单中选择三家以上的供应商参加谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

（二）询价，是指采购人和评审专家依法组成询价小组，从符合相应资格条件的供应商名单中选择三家以上的供应商发出询价通知书让其报价，被询价的供应商一次报出不得更改的价格，采购人在报价的基础上进行比较并确定中标供应商的一种采购方式。

（三）单一来源，是指采购人、政府集中采购机构或者社会采购代理机构依法组成协商小组，与唯一供应商通过协商确定成交供应商的采购方式。

第十三条 各业务科室不得将以政府采购方式采购的货物或服务，化整为零或以其他任何方式规避政府采购，也不得将应以公开招标方式采购的货物或服务，化整为零或以其他方式规避公开招标。

第十四条 在一个财政年度内，各业务科室将一个预算项目下的同一个品目或者类别的货物、服务采用公开招标以外的方式多次采购，累计资金数额超过公开招标数额的标准的，属于以化整为零方式规避公开招标。

第六章 采购程序

第十五条 本单位可自行组织政府采购或者委托经有关部门认定资格的采购代理机构，在委托的范围内办理政府采购事宜。本单位自行组织开展招标活动的，应当符合下列条件：

（一）有编制招标文件、组织招标的能力和条件；

（二）有与采购项目专业性相适应的专业人员。

第十六条 公开招标程序、邀请招标程序

（一）采购申请科室提出采购需求并提交采购计划（包括技术、服务标准、资产配置情况和预算等）；

（二）报招标机构申请采购计划；

（三）招标机构编制的公开招标文件提交采购申请科室确认后，由招标机构对外发布；邀请招标程序由招标机构选择一定数目的供应商（不能少于三家），向其发出招标邀请书，邀请他们参加投标竞争；

（四）由招标机构组建包括采购人代表在内的有关专家组成评标委员会，根据项目招标文件，对供应商的资格和投标文件进行审查，并提出评审意见，提出中标供应商候选人推荐意见，采购人代表确认中标供应商；

（五）中标结果报XX会集体讨论决定；

（六）本单位与中标单位签订采购合同，并按合同约定组织实施；

（七）项目招标完成后，项目所有文字材料原件应妥善留存入档。

第十七条 竞争性谈判程序

（一）采购申请科室提出采购需求并提交采购计划（包括技术、服务标准、资产配置情况和预算等）；

（二）报第三方机构/内部评审小组申请采购计划；

（三）由第三方机构/内部评审小组组建包括采购人代表在内的有关专家组成谈判小组，编制谈判文件交采购申请科室确认后，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商，邀请参加谈判；

（四）谈判小组根据项目文件和相应的程序，提出供应商候选人推荐意见，提交谈判采购结果报告，采购人代表确认成交供应商；

（五）供应商筛选结果待提交XX会集体讨论决定；

（六）本单位与成交供应商签订采购合同，并按合同约定组织实施；

（七）项目谈判完成后，项目所有文字材料原件应妥善留存入档。

第十八条 询价程序

（一）采购申请科室提出采购需求并提交采购计划（包括技术、服务标准、资产配置情况和预算等）；

（二）报第三方机构/内部评审小组申请采购计划；

（三）由第三方机构/内部评审小组包括采购人代表在内的有关专家组成询价小组，编制询价通知书交采购申请科室确认后，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商，邀请参与报价；

（四）询价小组根据采购需求对供应商资质和询价文件进行评审，编写评审报告，采购人代表确认成交供应商；

（五）供应商筛选结果待提交XX会集体讨论决定；

（六）本单位与成交供应商签订采购合同，并按合同约定组织实施；

（七）项目询价完成后，项目所有文字材料原件应妥善留存入档。

第十九条 单一来源采购程序

（一）采购申请科室提出采购需求并提交采购计划（包括技术、服务标准、资产配置情况和预算等）；

（二）报第三方机构/内部评审小组申请采购计划；

（三）由第三方机构/内部评审小组包括采购人代表在内的有关专家组成协商小组，拟定合格的单一来源供应商名单并向其发出通知，对于只能从唯一供应商处采购，且达到公开招标数额的货物、服务项目，应进行公示；

（四）协商小组与拟定的合格单一来源供应商沟通协商，编写协商情况记录，采购人代表确认成交结果；

（五）供应商成交结果待提交XX会集体讨论决定；

（六）本单位与成交供应商签订采购合同，并按合同约定组织实施；

（七）项目实施完毕后，项目所有文字材料原件应妥善留存入档

第二十条 在采购过程中，由于特殊情况原采购方式不能继续执行，需要变更采购方式才能继续采购的，为保证采购任务的落实， 由综合科上报XX会审定通过后，可以变更采购方式。

第七章 采购验收

第二十一条 采购项目验收管理总体要求

本单位采购履约验收工作以采购申请科室为主体，项目验收主体国家法律法规有明确规定的，从其规定。

应当加强对采购项目验收的管理。根据规定的验收制度和采购文件，由指定科室或专人对所购物品的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，并出具验收证明。

本单位建立、健全采购管理制度，并在履约、验收环节明确责任人员，采购经办人员与负责采购合同审核、验收人员的职责权限应当明确，并相互分离。

验收人员应具备与采购项目相关的专业知识和实践经验，本单位专业技术人员不足的，应邀请外部相关技术人员参加验收。

第二十二条 采购项目验收时点

本单位采购执行科室在收到履约供应商的通知后，应做好组织接收和验收的准备。在到货、工程竣工或服务结束后，在采购合同约定的期限内提出验收意见；大型或复杂的采购项目按照有关规定执行。

第二十三条 采购项目验收方法

本单位采购管理科室应当按照采购文件和政府采购合同规定的标准和方法，及时组织验收，以确认货物、工程或服务是否符合合同的要求。由采购申请科室、综合科、供应商三方参与验收。

第二十四条 采购验收报告出具

验收合格后，验收人员填写验收报告，验收报告应包括“货物已收到，验收合格”等字样，验收人应当签字并承担相应的法律责任。

第二十五条 采购验收问题处理与反馈

验收中发现有下列不符合合同约定的情形的，验收人员应在验收报告中注明违约情形，同时拒绝支付价款，并及时向单位领导汇报。

（一）供应商未按合同约定的时间、地点或方式履约，提供的货物型号或配置不符合合同约定，缺少应有的配件、附件、材料，货物或工程的数量、质量、性能、功能达不到合同约定的（合同未约定的，按国家、行业有关标准或技术文件规定执行）；

（二）供应商在安装、调试等方面违反合同约定或服务规范要求的；

（三）其他违反合同约定的情形。

对于在验收或使用过程中发现有严重质量问题、假冒伪劣产品等重大可疑情况的，以及供应商在维护、维修等售后服务方面违反合同约定或服务规范要求。经确认属质量等问题的，应当及时与供应商进行交涉，追究违约责任；经确认属假冒伪劣产品的，应移交工商、质量监督等行政执法部门依法查处。

第二十六条 采购验收交付使用

采购项目验收合格投入使用以后，形成固定资产、存货和无形资产的，应当依法办理产权或者资产登记手续。

第二十七条 采购结算支付

验收报告是支付合同价款的必要文件，验收合格后按照合同约定办理采购结算并支付价款。

本单位综合科应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容。

本单位XX科在办理资金付款手续过程中，应当严格审查采购发票的真实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明原因，及时报告处理。

第八章 采购会计处理与归档管理

第二十八条 采购记录与定期对账

综合科应当加强对采购、验收、付款业务管理，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、结算票据、款项支付等情况，并定期与综合科资产管理岗进行对账，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。

第二十九条 采购项目档案归档保管

应当加强对采购业务的记录控制。妥善保管采购预算与计划、各类批复文件、招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、验收证明等采购业务相关资料，定期对采购业务信息进行分类统计，并在内部进行通报，综合科在组织实施采购项目活动中形成的文件材料，都应归入采购项目档案管理，保证档案资料的真实性、完整性。

第三十条 采购项目档案保管

综合科要做好采购项目档案管理工作，加强项目档案立卷、归档、保管和销毁的管理，确保采购项目档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。

第九章 采购监督及检查

第三十一条 各科室及采购相关工作人员在采购活动中应当维护国家利益和社会公益利益，公正廉洁，诚实守信，严格执行采购政策，厉行节约，科学合理确定采购需求。

第三十二条 任何组织和个人均有权对采购过程中的违法违纪行为，向有关管理机构检举和控告。

第三十三条 各科室和个人在采购过程中违反采购法律、行政法规和部门规章的，依法追究有关人员或科室的法律责任。

第十章 附则

第三十四条 本制度由XX科负责解释，下属二级独立核算单位参照执行。

第三十五条 本制度自发布之日起施行。