XXX合同管理制度

第一章  总  则

第二章  组织机构

第三章  合同的审查与签订

第四章  合同的履行与纠纷处理

第五章  合同资料档案管理

第一章  总  则

第一条 为加强XXX（以下简称“本单位”）合同管理工作，规范合同管理行为，明确合同审批权限，防范及减少合同纠纷和损失，维护本单位合法权益，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国经济合同法》等法律制度，制定本制度。

第二条 本制度适用于XXX机关，各基层单位参照执行。

第三条 本制度中所称合同是指本单位对外签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的各类合同、协议及具有合同性质的订单、确认书、意向书、备忘录等，主要涉及物资劳务采购、基础建设、经济合作等方面有关事项。

第四条 本单位合同管理内部控制目标是：合理保证经济活动合法合规，资产安全和使用有效，合同执行和管理规范。

第五条 本单位合同管理内部控制主要任务是：实现合同归口管理；明确办公室岗位职责；确保合同文本的严格审核；有效监控合同履行情况；保证严格监督审查合同补充、变更或解除情况；完善合同印章保管、合同谈判规定。

第二章  组织机构

第六条 本单位合同业务内部控制组织结构包括单位领导、办公室、业务科室、法律顾问。

第七条 办公室是本单位合同业务的执行机构和归口管理机构，对应主要职责包括：
    （一）按照合同条款，组织做好款项收付工作。

（二）负责合同支付条款的规范性、合法性审核，对合同支付条款不清晰或应签但未签合同的付款项目有拒绝付款的责任。

（三）负责按照合同协议约定条款履行赔偿责任。

（四）发现未按照合同条款履约的，办公室应当在付款之前向本单位有关负责人报告。

（五）监督本单位合同依法、依程序签订；

（六）监督检查本单位合同的履行、变更、解除等工作；

（七）实行对合同的全过程管理。

第八条 业务科室是本单位合同的执行机构，对应主要职责包括：

（一）负责一般性合同的谈判。

（二）负责拟签约对象的资信审核工作。

（三）负责草拟与本部门业务相关的合同文本。

（四）负责初步审核合同承办人员与对方商定的合同具体条款。

（五）负责在合同审批程序中注明合同达成的依据。

（六）检查、监督合同的履行情况。

（七）参加经办合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作。

第九条 法律顾问是本单位合同业务的法律支持机构，对应主要职责包括：

（一）负责做好所签署合同的规范性、合法性审核。

（二）负责监督、指导各部门起草及修订合同文本。

（三）协助处理合同履约中的纠纷，提出法律建议及解决方案。（四）协助依法签订、变更和解除合同。

第三章  合同的审查与签订

第十条 合同起草完成后，承办科室项目负责人对合同文本的合理性及真实性进行初审把关，确认无误后提交承办科室主管业务领导审核，再由法律顾问从法律角度对文本进行审核，审核通过后由承办科室项目负责人确认合同文本，提交合同印章管理流程。

第十一条 承办科室主管业务领导对合同进行审核把关，审批确认最终合同文本。

第十二条 合同正式文本由本单位法定代表人或授权代表进行签订，并加盖行政公章。由授权代表签订合同需出具《授权委托书》。

第十三条 《授权委托书》中需列明授权人信息、被授权人信息、授权内容、授权期限、责任追究等。

第十四条 合同订立后或者履行过程中需要订立补充合同或者变更、解除合同的，合同承办人应当按照本制度规定的合同签订的程序办理。

第四章  合同的履行与纠纷处理

第十五条 合同签订生效后，合同承办人应当根据合同约定予以全面履行。未经本制度规定程序，不得变更合同约定。

第十六条 合同承办人应督促合同相对方履行合同。若发现相对方违约或不能履行合同约定的，合同承办人应书面及时告知对方依法履约，并注意保留相关证据材料。有关情况，承办人要向主管业务领导报告；涉及重大事项的，要及时报本单位工委会审议。

第十七条 合同在履行中产生纠纷时，合同承办人应及时与合同相对方进行沟通协商。对可能造成本单位合法权益受到损害或威胁的情况，应及时向主管业务领导及工委会汇报，同时要做好风险防范及应对措施。

第十八条 合同纠纷处理时，应首先采取协商、调解方式解决，经协商或调解达成一致意见，要签订书面协议。协商或调解不成，可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决。

第十九条 合同纠纷处理时所达成一致意见的书面协议，要经主管业务领导审核后，报本单位工委会讨论通过才能签订。

第二十条 在合同纠纷处理过程中，合同承办人未经本单位工委会同意，不得擅作主张，放弃属于本单位享有的合法权益。

第二十一条 人民法院、仲裁机构解决合同争议的调解书、裁定书、判决书等原件，应及时交办公室归档。

第五章  合同资料档案管理

第二十二条 合同承办人应妥善保管合同签订及履行过程中产生的文件资料及有效的原始文件。包括以下内容：

（一）正式签订的合同文本原件、附件；

（二）合同履行过程中签署的有关补充协议、变更协议；

（三）签约审批材料；

（四）合同前期谈判过程中的背景资料、会谈纪要及其他与合同签订相关的会议纪要、传真等；

（五）有关的其他文件资料。

第二十三条 合同履行完毕后，各科室合同承办人将合同及相关资料按照档案管理要求整理归档，各业务科室安排合同管理人员管理各科室的合同，并在每年年底提交办公室统一归档，不得随意处置、销毁。

第六章  附  则

第二十四条 本制度由办公室负责解释。

第二十五条 本制度自颁布之日起实施。